Så kravställer ni en e-handelslösning

Svaret är nej, men att kravställa, upphandla och välja tekniska lösningar kan vara både svårt och läskigt. Känslan kan ibland vara lite densamma som när man ska köpa en bil, fast kanske till med ännu lite värre för du kan du oftast inte ens provköra e-handelslösning innan beslutet ska tas. Till viss del kan du själv läsa på om olika modeller, hitta rekommendationer, identifiera vanliga problem i forum och liknande, men i slutändan är du ändå helt utlämnad till att tro på att det som försäljaren säger faktiskt är sant.

Eftersom merparten av oss saknar både kunskap och möjligheten att grundligt undersöka en bil eller en teknisk lösning och hitta eventuella fel och brister så kan man få känslan av att känna sig lite utlämnad.

Den där känslan vill vi hjälpa dig att eliminera och det bästa sättet att göra det är att skapa ett så komplett beslutsunderlag som möjligt. För att du ska slippa känna dig vilsen i e-handelsplattformsdjungeln har vi tagit fram sju punkter som vi rekommenderar att du går igenon innan du börjar ta in offerter och jämföra olika leverantörer emot varandra.

7 steg till en lyckad kravställning

1. Sätt en budget baserat på ambitionsnivån

Det är alltid bra att ha en budget, men man ska inte ha en budget bara för att ha ett kostnadstak. Ett exempel; Det är inte rimligt att ha NA-KD som förebild och sedan inte vara beredd att investera väldigt mycket kapital i både uppstart och löpande utveckling.

Bestäm hur stor del av årsomsättning som återinvesteras i den löpande tekniska utvecklingen. Summan här måste vara i relation till den ambitionsnivån som e-handeln i övrigt har. Detsamma gäller för marknadsföringsbudgeten.

2. Skapa en 5-årsplan för verksamheten

Att ha en långsiktig strategi är grunden för att bli framgångsrik oavsett vilken typ av verksamhet eller prestation det gäller. Att ha ett mål att jobba mot är extremt viktigt för att både motivera personalen och för att överhuvud taget kunna skapa en strategi. I det här fallet är det även viktigt för att kunna ta höjd för hur behoven och kundernas krav kommer att förändras när varumärket växer och volymerna blir större.

3. Gör en analys av vilken funktionalitet som verkligen är nödvändig

Något vi märkt är att skillnaden på det man tror sig behöva och det man faktiskt behöver ofta är väldigt stor. Initiera en förstudie med en teknisk leverantör som har dokumenterad erfarenhet av att identifiera vilka behov som finns och framförallt hur de ska lösas på bästa sätt. Alternativt fråga en kompetent kollega/vän eller någon inom samma bransch med samma ambitionsnivå och ta reda på hur de gjort.

4. Undersök om det finns stöd för den identifierade must have-funktionaliteten

Eftersom alla e-handlare mer eller mindre har olika behov kommer det med största sannolikhet att bli tal om nyutveckling av några funktioner som bara måste finnas. Var tydlig i din kravspec med vilka funktioner detta är. Om de inte finns, be om ett tids- och kostnadsestimat så du vet vad det kommer att innebära både för den totala projekttiden och budgeten.

5. Ta höjd för att behoven kommer att förändras när e-handeln växer

Alla branscher och företag har olika behov och utmaningar. Behoven kan skilja sig beroende på omsättning, kompetens inom organisationen och digital mognadsfas. Men det finns förmodligen företag som gjort ungefär samma resa innan så det finns goda möjligheter att ta reda på vilka nya behov och utmaningar som kommer att uppstå. Rådfråga en teknisk e-handelsleverantör eller någon i ditt kontaktnät som varit med och etablerat e-handel tidigare.

6. Bedöm organisationens digitala mognadsfas

Har ni bedrivit digitala förändringsarbeten tidigare? Vilka resurser finns att tillgå? Finns det en uttalad projektägare? Kommer projektledaren att jobba heltid med projektet? Finns det erfarenhet av att beställa tekniska lösningar? Identifiera vilka resurser som finns att tillgå och hur de ska disponeras. Detta är viktigt dels för att identifiera om ni har de interna resurserna som krävs men även för valet av leverantör då vissa e-handelsplattformar kräver betydligt mer resurser av beställaren än andra.

7. Acceptera att det inte finns någon e-handelsplattform som löser alla problem

Bakgrunden till ett plattformsbyte kan vara många men avsaknaden av funktionalitet är förmodligen det vanligaste. Hate to admit it, men det finns ingen plattform som är byggd enbart för dina unika behov och som kommer att lösa alla dina problem. Du kan tillgodose alla dina behov om du väljer att bygga allting från grunden men det kommer att bli dyrt, och förmodligen så kommer inte investeringen att stå i relation till det problem som du kommer att lösa.

Att välja e-handelsplattform med approachen att den ska lösa ett eller ett par specifika problem innebär ofta att man tappar fokus på helheten. Resultatet blir ett par lösta problem men också en handfull nya problem som är betydligt svårare att komma tillrätta med.

Försök istället att rangordna dina behov efter Maslows behovstrappa* och hitta en leverantör som tillgodoser så många av dina behov som möjligt istället för att haka upp dig på det där specifika problemet som inte blir löst.

Känner du dig fortfarande osäker?

Känner du dig det minsta osäker på hur du ska kravställa din e-handelsplattform eller någon annan teknisk lösning så rekommenderar vi att du rådfrågar en teknisk leverantör med dokumenterad erfarenhet först.

Visst, det kommer att kosta lite pengar men i det långa loppet kommer det att löna sig. Det är så mycket enklare och billigare att åtgärda ett fel eller att identifiera behov i början av ett projekt än i slutet. Att behöva göra korrigeringar i slutet gör oftast att både deadline och budget överskrids.

Och kanske det viktigaste av allt, du vill ju ha en långsiktig teknisk lösning så att du slipper att göra om hela den här processen om ett år eller två igen.

Vi på Carismar gör alltid en förstudie som en första del innan vi börjar samarbeta med en ny organisation. Förstudien har som mål att identifiera behov, utmaningar, omfattning och avgränsningar i projektet. Innehållet i förstudien skräddarsys alltid med några delar som systemanalys, kravställning av nya system, lagerhantering, orderflöde, målgruppsanalys och förhållning till olika marknadsplatser ingår alltid.

Förstudien har ingen koppling till att man vill använda vår e-handelsplattform utan är helt fristående och resultatet kan sedan användas oavsett vilken e-handelsleveratör du väljer.

Här kan du läsa mer om förstudiens betydelse