Så väljer du rätt e-handelsplattform till ditt affärssystem

Varför ska man ha ett affärssystem till sin e-handel?

Syftet med ett ERP är att lyfta verksamhetens inre effektivitet och genom det skapa nödvändiga förutsättningar för att kunna skala upp försäljning. ERP har en direkt inverkan på nyckeltalen Cost Per Order (CPO), Cosf of Sale (COS) och i vissa fall även Net Promotor Score (NPS)

*Affärssystem är nedan beskrivet som ERP

Utmaningen med att köpa in affärssystem

Ett affärssystemsprojekt är ofta förknippat med en stor investering i både tid och pengar. Det gör att många väljer drar sig för att skaffa ett affärssystem eller väljer en enklare/billig lösning. Resultatet är att många av de verksamhetseffektiviserande processerna går förlorade för att det inte går att anpassa systemet efter de processunika affärsbehoven.

Kunskapsbrist i kombination med avsaknad av tid för att sätta sig in i affärssystemens funktionalitet skapar en köptröskel. Det blir enklare att fortsätta som tidigare, även fast det skaver i verksamheten varje dag.

Hur vet man när det är dags upphandla / uppgradera affärssystem?

Begränsas ni i de vardagliga arbetsprocesserna och lägger mer tid på ”work arounds” i ert affärssystem eller i er e-handelsplattform, då är det hög tid att uppgradera ett eller båda system.

Tyvärr finns det inget affärssystem som är byggt för e-handel och således ingen best practise på hur ett affärssystem ska sättas upp. Det är verksamhetens uppbyggnad som definierar de behov som lägger grunden till kravlistan och senare avgör vilken affärslogik som ska finnas i respektive system.

E-handelsplattformen roll i systemarkitekturen är beroende av affärssystemets funktionalitet

• Enklare affärssystem (ERP)

Här är möjligheterna att anpassa arbetsprocesser och affärslogik limiterade för att det finns begränsningar i systemets möjlighet att dela med sig av och ta emot data från e-handelsplattformen.

Detta ställer högre krav på att din e-handelsplattform kan leverera de förutsättningarna som krävs för att bedriva resurseffektiva arbetsprocesser med produktadministration, utleveranser och kampanjer.

Enklare ERP passar företag som har:

• Få eller inga unika affärsbehov

• Liten budget

• Låga krav på vidareutveckling

• Låg teknisk mognadsgrad i organisationen

Summering

Med ”plug and play” blir det enkelt att sätta upp och underhålla. Begränsningarna som finns kommer vara svåra/dyra att bygga bort. Upplever du inte att din e-handelsplattformen har den processlogik som krävs för att effektivt hantera stora datamängder och försäljningsvolymer så behöver du uppgradera din e-handelsplattform till en som ger dig stödet som inte återfinns i ERP.

Avancerade affärssystem (ERP)

Fördelen med system som är utvecklade för att konsumera API (byggt för att prata med andra system i realtid) är att integrationen ofta kan skräddarsys efter behov. Flexibiliteten kommer med ett pris i form av kostnad och resurstimmar som krävs för att sätta upp alla processer.

Avancerat ERP passar företag som

• Ser affärssystemet som det primära systemet där allt utgår från

• Vill kunna skräddarsy och vidareutveckla systemet när nya behov uppstår

• Har en storefront-fokuserad e-handelsplattform

• Har medel-hög teknisk mognadsgrad

Summering

Det kommer att kosta mer, ta längre tid att sätta upp men det kommer möjliggöra vidareutveckling av arbetsprocesser och koppling till andra system. Här bedrivs kärnverksamheten vilket gör att det arbetsrelaterade funktionalitetsbehovet i e-handelsplattformen minskar. Däremot ökar kraven på att e-handelsplattformen ska kunna ta emot och vidareförmedla information som servar affärssystemet.

Med andra ord kan du inte kompensera för en enkel/billig e-handelsplattform med ett avancerat affärssystem för att de inte kommer att vilja samarbeta.

Så ska du göra för att välja affärssystem som verkar i symbios med e-handelsplattformen

1. Beskriv vilken affärsnytta ERP ska skapa under produktresan och för de intressenter som arbetar i de olika stegen; inköp, produktadministration, försäljning, lager & ekonomi.

2. Addera de behov ni tror er ha om ett par år förutsatt att ni infriar era affärsmål. ERP ska inte gå att ”växa ur” utan vara ett verktyg under er kommande tillväxtresa.

3. Ska ERP tillföra nya arbetsprocesser eller ersätta arbetsprocesser som idag utförs i e-handelsplattformen? Utvärdera och beskriv vilka tilltänkta uppgifter som e-handelsplattformen ska lösa.

4. Beskriv om ERP även ska bidra till att stärka värdeerbjudande och i så fall hur ni förväntar er att det ska göra de.

5. Ta ovan insamlade insikter, krav och behov och prata med leverantörer, integratörer och andra e-handlare i ditt nätverk för att verifiera och iterera önskelistan.

Och glöm inte detta när implementationen av de nya affärssystem påbörjas:

• Avsätt dubbelt så mycket tid som du tror att det kommer att behövas

Även om leverantören du valt säger: ”vi tar hand om allt och driver projektet” så underskatta inte tiden ni kommer att behöva lägga på projektet. För att undvika att ni förlorar onödig fart i det dagliga arbetet bör ni ta hjälp av en erfaren projektledare. Kostnaden för det kommer att återbetala sig.

• Involvera ALLA intressenter som påverkas av projektet

Det är lätt att glömma hur många system som är ihopkopplade i en e-handel. Skriv ner och kontakta alla som kommer påverkas och involvera dem tidigt för att undvika att projektets deadline missas när det saknas koppling till exempel frakt eller orderaktivering hos betallösningen.

• Arbetet slutar inte när implementationen är klar

Var beredd på att det efter lansering förmodligen kommer att vara en till ett par månaders intrimningsperiod. Har du valt ett mer avancerat ERP så kommer du även behöva avsätta en budget för underhåll eftersom en API-koppling är ett levande utbyte av information. När någon av parterna som skickar information gör en förändring i sitt API så kommer motparten att behöva anpassa sig.